5 Why – Wszystko o tym jak stosować metodę 5 Why

Jeśli coś robisz, napotkasz ludzi, którzy mówią ci, że powinieneś wszystko robić  metodą “5 Why“. A metoda brzmi prosto, po prostu zapytaj “Why?” pięć razy, aby znaleźć przyczynę problemu. Jest jednak zaskakująca głębia tego zjawiska, jak również pewne pułapki. Pozwólcie, że opowiem coś więcej:

5 Why – Prosta metoda?

Technikę “5 Why” można znaleźć wszędzie w sieci. Wpisanie “5 Why” daje nieco ponad 3 miliony wyników. Podstawy 5 Why są raczej proste. Wystarczy zadać pytanie “Why?” pięć razy, aby znaleźć przyczynę problemu. Często jest to zilustrowane prostym przykładem:

Samochód nie uruchamia się.

1. Dlaczego? – akumulator jest rozładowany
2. Dlaczego? – alternator nie działa.
3. Dlaczego? – Pękł pasek alternatora.
4. Dlaczego? – Pas alternatora jest zużyty.
5. Dlaczego? – Samochód nie był konserwowany (główna przyczyna).

Technika ta jest popularna w literaturze, a także w zarządzaniu, przynajmniej w teorii. Podczas gdy niektóre źródła opisują ją bardziej szczegółowo, wiele innych zbytnio upraszcza proces, w którym to przypadku może wyglądać tak: Kierownik po prostu pyta podwładnego “Why?” pięć razy z rzędu, po czym podwładny znalazł pierwotną przyczynę i może przystąpić do pracy nad jej usunięciem. Nie ma potrzeby angażowania się mentalnie w pracę menedżera. Gdyby to było tylko takie proste ..

Prawidłowy sposób, aby zapytać Why

Jaki rodzaj problemów można rozwiązać za pomocą 5 Why?

Technika 5 Why, która podąża ścieżką raczej liniową do pojedynczej przyczyny źródłowej. Dlatego też zazwyczaj jest najlepsza w przypadku problemów, które prawdopodobnie mają tylko jedną pierwotną przyczynę, lub tylko kilka pierwotnych przyczyn. Im więcej możliwych przyczyn problemu, tym trudniej będzie użyć tej metody.

Na przykład, jeśli Twoim problemem jest “Nasza firma nie zarabia pieniędzy!” 5 Why nie jest właściwą metodą. Choć w końcu doprowadzi to do jednej odpowiedzi, bardzo wątpliwe jest, czy jest to najważniejsza z nich i najprawdopodobniej nie jest to jedyna przyczyna. W tym przypadku inne metody, takie jak diagram rybiej ości czy burza mózgów mogą przynieść lepsze rezultaty.

Jak zawsze, przed przystąpieniem do rozwiązywania problemu, upewnij się, że jest to istotny problem! W swojej pracy napotkasz mnóstwo problemów, z których tylko kilka można rozwiązać.  Zainwestuj swój czas i czas swoich ludzi w problem, który będzie miał wpływ na Twoją firmę.

Po zdefiniowaniu problemu należy zastanowić się, jak podejść do niego. 5 Why może lub nie odpowiadać wszystkim problemom. Nie zaczynaj od “Chcę robić 5 Why“, a następnie rozmyślaj o tym, który problem możesz rozwiązać. Zawsze zacznij od problemu!

I, jak zawsze, gdy tylko to możliwe, przejdź do miejsca, w którym znajduje się problem i spójrz bezpośrednio na obecną sytuację.

Kogo chcesz zapytać?

5 Why można zrobić z większą grupą, pojedynczo lub nawet samodzielnie. Osoby zaangażowane muszą wiedzieć o problemie i mieć możliwość analizy jego przyczyn. Dobrze jest zapytać odpowiedzialnego mechanika, dlaczego auto się psuje, ale prawdopodobnie nie pomogłoby zapytanie o to księgowego.

Ocena i weryfikacja odpowiedzi 5 Why

Sukces 5 Why w dużej mierze zależy od jakości odpowiedzi. Jeśli odpowiedzi są zgadywane, to wynik będzie przypadkowy. Weźmy przykład z góry: “Samochód nie uruchamia się”, gdzie pierwsza odpowiedź brzmiała: “Akumulator jest wyczerpany”. Jeśli jest to poprawne, ścieżka pytań będzie kontynuowana pomyślnie. Jednakże, jeśli odpowiedź była błędna, a samochód był bez paliwa, to skończysz z fałszywą przyczyną źródłową. Zmiana standardów konserwacji akumulatora nie pomoże Ci w przypadku pustego zbiornika paliwa.

Inną popularną odpowiedzią jest obwinianie kogoś innego. “Samochód nie uruchomił się. Dlaczego? Jest to wina drugiej osoby/działu/firmy/etc. To oczywiście nie jest pomocne. Skup się na procesie, a nie na ludziach.

Również przyczyny są często pomieszane z objawami. Upewnij się, że z każdym dlaczego, otrzymasz kolejną przyczynę problemu.

Dlatego też przy każdej odpowiedzi ty lub twój zespół musi sprawdzić, czy jest ona poprawna, użyteczna i czy jest jedyną lub przynajmniej najbardziej prawdopodobną odpowiedzią. W niektórych przypadkach może to być oczywiste; w innych może to wymagać pewnych testów i zbierania danych.

Ile pytań?

Metoda ta znana jest jako 5 Why, a większość przykładów pokazuje dokładnie 5 whys. Jest to jednak tylko zasada kciuka, a także chwytliwa nazwa (“6 Why” jest dziwne). W rzeczywistości, rzadko przekraczają 3 pytania. Może mój umysł przeskakuje przez kroki. Weźmy jeszcze raz przykład z góry, “Samochód nie uruchamia się”, gdzie pierwszym Why może być: “Dlaczego pas alternatora uległ uszkodzeniu”, a następnie “Dlaczego? Samochód nie był konserwowany”.

Korzystając z powyższego przykładu, łatwo jest również wyobrazić sobie więcej niż 5 Why. Łatwo jest kontynuować powyższy przykład od “Dlaczego? Samochód nie był konserwowany”, do “Dlaczego? Konserwacja jest przepracowana”, do “Dlaczego jest zbyt mało osób”, do “Dlaczego budżet został obcięty”, i tak dalej.

Stąd liczba Why może być elastyczna! Ważniejsza od liczby pytań jest wiedza, kiedy należy się zatrzymać. Należy nadal pytać, dlaczego (i weryfikować odpowiedzi), aż do momentu, gdy dotrzesz do odpowiedzi, gdzie można rozwiązać problem na dobre. Często, 5 Why kończy się, gdy odpowiedź wskazuje na proces! Część może być naprawiona, ale ta poprawka jest dobra tylko do momentu, gdy część popsuje się ponownie. Jednak jest znacznie bardziej prawdopodobne, że zmiana procesu zapobiegnie ponownemu pojawieniu się problemu.

Ponadto, jeśli ostatnie “Why?” kończy się wskazywaniem na winę pracownika, warto przynajmniej raz jeszcze zapytać “Why? Błąd pracownika często wynika z braku wyszkolenia, braku czasu, braku narzędzi, przepracowania lub innych przyczyn organizacyjnych.

Wiele przyczyn źródłowych

Innym powszechnym problemem w przypadku 5 Why jest wiele przyczyn źródłowych. Dany problem może mieć więcej niż jedną przyczynę, która przyczynia się do powstania problemu. Możliwe jest śledzenie tych gałęzi i zadawanie pytań “Why” po każdej z nich. Jednak im więcej jest odgałęzień, tym bardziej będzie to uciążliwe. Stąd, jak opisano powyżej, 5 Why zwykle najlepiej nadaje się do problemów z kilkoma lub nawet jedną możliwą przyczyną źródłową.

So what – Test w drugą stronę

Po przejściu przez 5 Why, jest również test wracający w odwrotnym kierunku. To się nazywa test “Why” lub “So what” test. Jest to test sprawdzający poprawność odpowiedzi. Choć nie jest on niezawodny, może pomóc w upewnieniu się, że łańcuch logiczny jest prawidłowy. Używając powyższego przykładu wyglądałby tak:

1. Samochód nie był konserwowany.
2. Dlatego pasek alternatora zużył się.
3. Dlatego pasek alternatora uległ pęknięciu.
4. Dlatego alternator nie działał.
5. Dlatego akumulator był wyczerpany.
6. Dlatego samochód nie uruchomił się.

Przyczyny źródłowe 5 Why

5 Why jest dobry dla problemów z kilkoma lub nawet tylko jedną pierwotną przyczyną. Jednakże, często nie wiesz wcześniej o przyczynach źródłowych. Jeśli znasz przyczynę źródłową, cały proces znajdowania przyczyny źródłowej w pierwszej kolejności może nie być konieczny. To prowadzi mnie do formalności metody.

Czasami metoda ta jest wymieniana jako pełnowymiarowy warsztat “Why”, podczas którego zespół jest zbierany, aby pięciokrotnie zadawać pytanie  “Why”? Uważam to za ryzykowne. Wcześniej nie wiesz, jak ten proces się rozdzieli. Nie wiesz wcześniej, jak często pytać, dlaczego. I przedtem mówienie ludziom, że zapytasz ich “Dlaczego?” pięć razy bardziej ich denerwuje niż ich pobudza.

Dlatego uważam, że ta metoda nie jest odpowiednia jako program formalnych warsztatów, ale bardziej jako metoda wewnętrzna dla moderatora. Nie ogłaszaj, że robisz “5 Why”, ale po prostu rób to tak, jak uważasz to za stosowne! Jest to przecież tylko pomoc, która pomoże Ci głębiej kopać. Nie powinno być to również Twoje jedyne narzędzie w skrzynce narzędziowej w poszukiwaniu przyczyny źródłowej, ale powinno być połączone z innymi podejściami.

Przynajmniej w języku niemieckim można zmienić sformułowania, gdzie “Dlaczego” można przetłumaczyć na “Wieso”, “Weshalb”, “Warum” i “Weswegen”, dając już cztery warianty dla pięciu whys. W języku polskim i angielskim jednak utknąłeś w “dlaczego”. Jedynym innym wariantem, który znam, jest ” Dokąd więc”, ale jest to strasznie archaiczne, i powinieneś unikać używania go, chyba że zwyczajowo nosisz cylinder i monokl. Niemniej jednak, spróbuj uzyskać pewną zmienność w swoich pytaniach abyś nie brzmiał jak wścibski dzieciak.

5 Why – warto znaleźć problem zakorzeniony

5 Why jest to jedna z wielu metod znalezienia przyczyny problemu. Jednak ja również często używam tej metody w innym kierunku, aby znaleźć źródło problemu do danego rozwiązania. Kiedy rozmawiam z menedżerami na hali produkcyjnej, często pytam ich, co uważają za ich największy problem, którym chcą się zająć. I zbyt często otrzymuję taką odpowiedź: “Chcemy kanban”.

Ding-ding-ding – ŻLE! Kanban jest rozwiązaniem, a nie problemem. Jestem zdecydowanym zwolennikiem rozpoczynania wszelkich działań produkcji od problemu. Samo skopiowanie rozwiązania kogoś innego nie powiedzie się. A kanban jest rozwiązaniem, które może, ale nie musi pasować do problemu na miejscu. Stąd też, często uważam że należy iść w innym kierunku, na przykład w 5 Why.

Chcemy kanban

Dlaczego? Cóż, ponieważ tamta fabryka robi to z powodzeniem.

Nie, naprawdę, po co ci kanban jest potrzebny? Ponieważ często mamy przerwy w pracy z powodu braku materiału.

Dlaczego? Ponieważ materiał dotarł zbyt późno.

Dlaczego? Ponieważ nasz przepływ materiału jest chaosem.

Dlaczego? Ponieważ nasz proces zamawiania i reprodukcji jest niezorganizowany.

Dobrze, więc Twoim problemem jest właściwie niezorganizowany proces zamawiania i reprodukcji. Idźmy od tego do przodu.

Masz mój punkt widzenia? Czasami trzeba najpierw dowiedzieć się, co tak naprawdę jest problemem, zanim go rozwiążesz.

Coś innego: 5W1H

Pozwolę sobie również szybko wprowadzić metodę, która brzmi podobnie, ale jest do innego celu. 5 Why czasami używa się skrótu 5W, ale istnieje ryzyko, że zostanie pomylona z 5W i jej wariantami 5W1H i 6W. 5W i 1H są synonimem

• Kto (był zaangażowany)
• Co się (wydarzyło)
• Gdzie (miało to miejsce)
• Kiedy (miało to miejsce)
• Dlaczego tak się stało
• Jak (to się stało) (dla 5W1H)
• Co (“zrobisz/robisz”)(dla 6W)

Kolejność ta, nawiasem mówiąc, nie jest znormalizowana. Nie jest to też dokładna lista pytań.  Niektórzy użytkownicy preferują “Do kogo” nad “dlaczego”, lub dodają drugą literę H z “Ile”.  Jest tu również wiele możliwości, aby dopasować tę metodę do Twoich potrzeb. Jest to nie tyle metoda analizy, ile uporządkowany zestaw pytań, aby uzyskać przegląd sytuacji. Ten zestaw pytań obejmuje raczej zakres tematu niż jego głębię. Jako taki jest on również przydatny, ale do innych celów.

Podsumowanie

Metoda 5 Why sama w sobie jest dość ograniczonym narzędziem. Nie nadaje się również jako główna struktura dla pełnowymiarowych warsztatów sformalizowanych. Jednakże, jako podstawowe podejście do głębszego odkopywania rzeczywistej przyczyny źródłowej, jest ono całkiem użyteczne. Jak w przypadku większości narzędzi ekonomicznych, to nie tyle narzędzie, co umiejętności użytkownika determinują sukces. Teraz wyjdź na ulice, pytaj dlaczego, i zorganizuj swoją firmę!