Zgodnie z Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych (RODO), wiele firm zobowiązanych zostało do wdrożenia ważnych zmian dotyczących sposobu przechowywania oraz niszczenia dokumentów papierowych. Co ważne, szafy kartotekowe zastosowane w przedsiębiorstwach muszą być właściwe zabezpieczone, adekwatnie do wartości danych i możliwych zagrożeń.
Zawartość strony
Czym są szafy kartotekowe?
Szafy kartotekowe są to meble pozwalające na utrzymanie porządku w biurze czy gabinecie. To rozwiązania funkcjonalne i uniwersalne, dzięki którym można dokonać sprawnej organizacji dokumentacji. Meble te umożliwiają bez problemowy i szybki dostęp do danych dokumentów i akt. Służą przede wszystkim do przechowywania kart adresowych, kartotek pacjentów, kart osobowych, akt osobowych czy akt ewidencyjnych. Szafy kartotekowe ułatwiają pracę w firmie czy w organizacji, gdzie prowadzone są wszelkiej maści ewidencje. Istotne jest to, aby dany model dopasowany był do rodzaju dokumentów, które mają być w nim przechowywane. Do wyboru są rozwiązania dostosowane do formatów: A4, A5, A6 i B5. Mniejsze szafy kartotekowe używane są do przechowywania płyt CD. Uniwersalnym modelem jest szafa kartotekowa A4, która sprawdza się do przechowywania akt i dokumentów umieszczonych w kopertach w tym formacie. Na rynku znajduje się wiele modeli mebli z różną ilością szuflad, dających możliwość pełnego wysuwu ułatwiającego wyciąganie dokumentów. Metalowa szafka odznacza się dużą wytrzymałością i trwałością. Produkt zamykamy jest na zamek centralny, który w tym samym momencie blokuje wszystkie szuflady.
Na co zwrócić uwagę wybierając szafę kartotekową?
Szafa kartotekowa powinna być wykonana z najwyższej jakości solidnej blachy stalowej. Przydatnym rozwiązaniem jest możliwość wysunięcia tylko jednej szuflady, jak i zastosowanie innych praktycznych mechanizmów. Mebel musi być dostosowany do potrzeb firmy i rodzaju przechowywanych dokumentów. Najważniejszą kwestią jest format szafy kartotekowej, który musi odpowiadać ilości wolnego miejsca w biurze, jak i wielkości dokumentów, które mają być w niej gromadzone. Oprócz tego, na wygodę użytkowania mebla wpływa zastosowanie pewnych dodatkowych mechanizmów (błyskawiczne zamknięcie na klucz wszystkich elementów, centralny system blokowania, zapobieganie przewróceniu się szuflad).
Zastosowanie szaf kartotekowych
Szafy kartotekowe są świetną propozycją dla firm, w których gromadzone są dane w tradycyjnej wersji papierowej. Są one niezbędnym elementem wyposażenia w:
- przedsiębiorstwach,
- archiwach państwowych,
- instytucjach publicznych,
- urzędach,
- uniwersytetach,
- jednostkach kultury,
- jednostkach medycznych.
Dlaczego warto w firmie zainwestować w szafy kartotekowe?
Szafy kartotekowe pozwalają na szybkie i sprawne dotarcie do niezbędnych dokumentów. Dzięki nim, można więc podnieść wydajność pracy i zachować w firmie należyty porządek. Co ważne, dokumentacja w takim meblu zabezpieczona jest przed działaniem czynników zewnętrznych, jak i kradzieżą. Poufne informacje są więc w pełni bezpieczne i można mieć pewność, że nie dostaną się w ręce osób niepowołanych. Warto pamiętać, że dbanie o ochronę danych klientów jest obowiązkiem każdej firmy, a jego niedopełnienie wiąże się z poważnymi konsekwencjami.
Redakcja Pixel Portal
