Przepisy dotyczące dokumentacji RODO są dość restrykcyjnie. W przypadku przechowywania dokumentów RODO w większych firmach ciężko dopilnować, żeby wszystko było w porządku. W związku z tym, jak powinno się przechowywać dokumenty RODO? Jakie firmy się tym zajmują?

W jaki sposób powinno się przechowywać dokumenty RODO?

Obecnie, przechowywanie dokumentów dotyczących danych o szczególnym znaczeniu jest bardzo trudne. Przepisy RODO dokładnie to określają, jednak warto pamiętać, że nie są one proste do spełnienia i interpretacji. W związku z tym warto wiedzieć, jakie mogą być pułapki dotyczące przechowywania dokumentów RODO. Przede wszystkim, warto jednak pamiętać, że faktycznie w tego typu dokumentach mogą być przechowywane informacje poufne i prywatne dotyczące danych pracowników.

W związku z tym, przede wszystkim, tego typu dokumenty powinny być zapisywane w bezpiecznym miejscu. Przechowywanie dokumentów jest niezwykle ważną częścią tego procesu. Powinny być one zdigitalizowane, aby nie uległy zniszczeniu i były łatwiej dostępne. Ponadto nikt poza uprawnionymi osobami lub innymi podmiotami nie powinien mieć do nich dostępu. Jest to niezwykle ważne w kontekście właściwego spełnienia dokumentów dotyczących RODO.

Przechowywanie dokumentów jest więc niezwykle istotnym elementem funkcjonowania firmy. Należy pamiętać, że niespełnienie przepisów RODO może grozić niezwykle dużymi konsekwencjami. Kary są przede wszystkim finansowe i administracyjne. Niestety, wiele firm nie zdaje sobie z tego sprawy. Przechowywanie dokumentów pracowniczych jest niezwykle istotne z punktu widzenia odpowiedniego zarządzania danym przedsiębiorstwem. Dokumenty pracownicze są niezwykle istotnym elementem zatrudnienia.

Co trzeba wiedzieć o przechowywaniu dokumentów RODO?

W skład dokumentów RODO wchodzą przede wszystkim dokumenty zawierające informacje personalne o pracownikach. Odpowiednie przechowywanie dokumentów księgowych lub przechowywanie dokumentacji medycznej jest więc niezwykle istotne. Warto przeprowadzić ich digitalizację, która pozwoli zabezpieczyć się na przypadek fizycznego zniszczenia tego typu dokumentacji. Jest to niezwykle ważne rozwiązanie, ponieważ w razie czego mamy kopię zapisaną na serwerze, która jest równie istotna.

Ponadto, w przypadku fizycznego przechowywania danej dokumentacji, warto pamiętać, że musi być ona zabezpieczona przed bezpośrednim dostępem osób trzecich. Nikt nieupoważniony nie powinien mieć możliwości przeglądania tego typu dokumentacji, ponieważ może być to bardzo szkodliwe dla danych pracowników. W związku z tym, należy je odpowiednio zabezpieczyć. Przykładowo może być to zrobione za pomocą odpowiednich szaf lub osób odpowiedzialnych za przechowywanie dokumentacji.

Spełnienie odpowiednich norm dotyczących przechowywania dokumentacji jest niezwykle ważne. Określają one także jak długo przechowywać dokumenty. Jest to niezwykle ważny parametr, ponieważ niektórzy pracownicy chcą mieć przykładowo wgląd do swoich umów po jakimś czasie. Muszą mieć to zapewnione przez określony w przepisach czas. W przypadku, gdy nie zostanie on dotrzymany, na pracodawcę może zostać nałożona duża kara.