Każda instytucja państwowa, urząd, placówka czy firma posiadają akta, które powinny zostać poddane archiwizacji. Są to dokumenty, które nie muszą już być pod ręką, jednak raz na jakiś czas mogą się przydać. Są również akta, które pomimo iż nie są potrzebne, muszą być przechowywane przez określoną ilość czasu w zależności od nadanej kategorii. Zarówno pierwsza i druga grupa dokumentacji musi być przechowywana w sposób ergonomiczny i umożliwiający swobodny dostęp.
Zawartość strony
Szafy aktowe – dlaczego są tak ważne?
Szafy aktowe są najbardziej powszechnym sposobem przechowywania akt w archiwach. Ich zadaniem jest umożliwienie przetrzymywania jak największej ilości dokumentów z zachowaniem swobodnego dostępu i przestrzeni. Szafy na akta powinny stanowić wyposażenie każdego pomieszczenia, w którym przechowywana jest jakakolwiek dokumentacja. Zgodnie z wytycznymi zawartymi w Ustawie o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach elementy wyposażenia archiwum (w tym również szaf) powinny być niepalne. Szafy kartotekowe powinny być wykonane z wytrzymałego metalu i być odporne na duże obciążenie.
Jakie są rodzaje szaf kartotekowych?
Szafy kartotekowe można podzielić na 3 grupy. Pierwszą są szafy metalowe zamykane na zamek, w których przechowuje się np. akta osobowe. Drugą grupą są regały i półki otwarte do przechowywania dokumentacji kategorii “B”. Trzecią grupę stanowią regały kartotekowe z funkcją przemieszczania po szynach. Te ostatnie są stosowane w pomieszczeniach o regularnym kształcie, w którym liczy się każdy centymetr wolnej przestrzeni. Meble metalowe.
Gdzie sprawdzą się szafy na akta?
Metalowe regały i szafy na akta nie muszą być stosowane jedynie w archiwum. Obecnie rynek tego asortymentu pozwala na dostosowanie i wyprodukowanie szafy pod indywidualny wymiar. Coraz częściej tego rodzaju wyposażenie staje się elementem biur, nie tylko ze względu na swoją funkcjonalność, ale również walory estetyczne. Warto również wspomnieć, że meble wykonane z metalu są odporne na próby ingerencji lub włamania. Jest to szczególnie ważne, kiedy wewnątrz znajdują się akta pracownicze, płacowe lub ważna dokumentacja opatrzona kategorią “A”. Zamykane szafy aktowe najczęściej wyposażone są w przesuwne drzwi, tak aby zaoszczędzić przestrzeń oraz w zamki na kluczyk. Niektóre szafy posiadają system drzwi chowających się wzdłuż ścianek bocznych, dzięki czemu dostęp do zawartości jest jeszcze łatwiejszy.
Przez zakupem szafy kartotekowej dobrze jest zmierzyć wysokość akt, które będą w niej przechowywane. Dzięki odpowiedniemu dobraniu wysokości można zmaksymalizować ilość półek, w których zmieści się dokumentacja. Należy również wziąć pod uwagę rodzaj dokumentacji. Jeżeli jest to ważna dokumentacja, to powinno się wybrać szafę z zamkiem. Polskie prawo mówi, że każda dokumentacja w biurze, urzędzie czy firmie powinna być zamykana na klucz po zakończeniu pracy.
Szafy metalowe biurowe RODO to nowoczesne rozwiązanie dla firm i miejsc użyteczności publicznej. Uniwersalny i nienachalny design wraz z bezpieczeństwem i komfortem przechowywania sprawia, że jest to pożądany i potrzebny element wyposażenia.
Redakcja Pixel Portal
