Audyt RODO. Kiedy należy go przeprowadzić?

W każdym większym lub mniejszym przedsiębiorstwie przetwarzane są dane osobowe np. klientów, pracowników czy podwykonawców. Kary za nieprzestrzeganie zasad RODO mogą być znaczne, dlatego warto przeprowadzić audyt RODO, aby mieć pewność, że firma zostanie pozytywnie oceniona w przypadku kontroli urzędu ochrony danych.

Czym jest RODO?

To skrót od nazwy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE, które wprowadziło liczne obostrzenia związane ze zbieraniem oraz przetwarzaniem danych osobowych po to, aby chronić dane osobowe. Każda firma musi odpowiednio wdrożyć przepisy RODO kompletując całą potrzebną dokumentację, tworząc procedury i zapewniając środki ochrony danych osobowych. Szczegółowe działania, jeśli chodzi o wdrożenie RODO zależą od zakresu funkcjonowania przedsiębiorstwa, jego wielkości i liczby pracowników czy rodzaju świadczonych usług. Przestrzeganie zasad RODO, które pozwalają odpowiednio chronić dane osobowe w firmie, to nie tylko sposób na uniknięcie kary ze strony urzędu, ale też wiele korzyści dla przedsiębiorstwa. Wysokie standardy w przestrzeganiu RODO pomogą zbudować zaufanie wśród klientów i partnerów biznesowych, a także samych pracowników firmy, którzy będą mieć pewność, że ich dane są prawidłowo chronione. Dodatkowo w przypadku kontroli urzędu ochrony danych firma będzie w stanie wykazać, że stosuje się do zasad RODO. Utrzymanie zgodności z przepisami RODO jest obowiązkiem przedsiębiorstw. Aby sprawdzić, czy firma odpowiednio stosuje zasady RODO i czy jest konieczność np. podjęcia dodatkowych działań, aby jeszcze lepiej chronić dane osobowe, warto przeprowadzić w swojej firmie audyt RODO np. przy pomocy firmy zewnętrznej.

Audyt RODO – na czym polega?

Audyt firmy pod kątem RODO to przede wszystkim sprawdzenie, czy firma działa zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, czy realizowane są obowiązki określone w RODO oraz czy istniejące procedury zabezpieczające dane osobowe są skuteczne. Audyt RODO firmy pozwoli też m.in. na identyfikację potencjalnego ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych i podjęcie odpowiednich działań w celu jego zminimalizowania czy ogólnej poprawy ochrony danych osobowych. Dobrze przeprowadzony audyt pozwoli też polepszyć świadomość pracowników na temat ochrony danych osobowych i ich roli w jej utrzymaniu, a także zmniejszy ryzyko odpowiedzialności prawnej i finansowej związanej z naruszeniem przepisów RODO. Pozytywne wyniki audytu mogą posłużyć jako dowód na zgodność z przepisami. Audyt to również cykliczna weryfikacja tego, czy w organizacji w sposób prawidłowy wprowadzane są rekomendacje z poprzednich audytów oraz czy sprawy bieżące są realizowane zgodnie z RODO.

Dlaczego warto wykonać audyt bezpieczeństwa informacji?

Prowadząc przedsiębiorstwo warto wykonać nie tylko audyt RODO, ale też audyt bezpieczeństwa informacji, aby sprawdzić czy organizacja stosuje skuteczne działania prewencyjne chroniące np. przed wyciekiem danych i cyberatakami. W przypadku jakichkolwiek niezgodności czy ryzyka firma otrzyma wskazówki, co zrobić, aby system bezpieczeństwa informacji był szczelny i odporny na zagrożenia. Podczas audytu bezpieczeństwa informacji sprawdzane są między innymi bezpieczeństwo procesów związanych z przepływem informacji, infrastruktury i oprogramowania, bezpieczeństwo informacji w relacjach z dostawcami, bezpieczeństwo systemów informacyjnych, zarządzanie aktywami czy kontrola dostępu.