Utylizacja dokumentów gromadzonych w firmie to sprawa istotna z wielu powodów. Po pierwsze przedsiębiorców obligują do tego przepisy sformułowane w kilku aktach prawnych. Są to m.in. RODO, ustawa o ochronie informacji niejawnych, ustawa o rachunkowości czy norma DIN 66399. Restrykcje dotyczą przede wszystkim materiałów poufnych i danych wrażliwych, ale w praktyce wiele innych dokumentów, z punktu widzenia przedsiębiorców, zawiera informacje, które powinny być otoczone tajemnicą i w żadnym wypadku nie powinny trafić w niepowołane ręce. Powszechną praktyką jest zlecanie zadania niszczenia dokumentacji firmom specjalistycznym, bo to pozwala zaoszczędzić czas, zyskać gwarancję, że interesy firmy będą właściwie zabezpieczone a utylizacja materiałów poufnych w pełni zgodna z obowiązującymi aktualnie regulacjami prawnymi. Powierzenie materiałów poufnych firmie zajmującej się utylizacją dokumentów to wygodne i racjonalne rozwiązanie, ale pod warunkiem, że zlecenie trafi do profesjonalistów. Co przy wyborze takiej firmy powinno mieć decydujące znaczenie?

Utylizacja dokumentów niejawnych – ważne są: doświadczenie, nieposzlakowana opinia, kompetentna kadra i… sprawdzone procedury

Z całą pewnością warto kierować się przy wyborze firmy niszczącej dokumentację jej pozycją na rynku, doświadczeniem i oceną wystawioną przez innych klientów. Renomowane firmy, zajmujące się utylizacją materiałów poufnych od lat, mają wypracowane szczegółowe procedury postępowania z niejawną dokumentacją, co sprawia, że przedsiębiorca może na każdym etapie całego przedsięwzięcia mieć pewność, że nikt postronny nie będzie miał dostępu do niszczonych danych, a dokumenty zostaną bezpowrotnie zniszczone. Na przykład w Stena Recycling, która działa we wszystkich zakątkach naszego kraju, nad prawidłowym przebiegiem utylizacji dokumentów czuwa pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych. Koordynuje on odbiór, transport i niszczenie materiałów, gwarantuje sprawny obieg dokumentacji takiej jak protokół odbioru i certyfikat zniszczenia dokumentów. Dodatkowo niszczenie dokumentów przebiega w zgodzie z wdrożonym przez Stenę certyfikowanym Systemem Zarządzania Jakością, Środowiskiem i Bezpieczeństwem, a zleceniodawca może na każdym etapie prowadzić swój osobisty nadzór nad procesem niszczenia (również śledząc nagranie video w czasie rzeczywistym) czy zlecić utrwalenie go na nośniku DVD.

Zobacz: https://www.stenarecycling.pl/nasze-uslugi/zarzadzanie-odpadami/niszczenie-dokumentow-poufnych/

Bezpieczna utylizacja dokumentów powinna zapewnić 100% ochronę poufnych materiałów oraz gwarantować ich nieodwracalne zniszczenie

Aby żaden, nawet pojedynczy dokument nie trafił, gdzie nie powinien, w przypadku profesjonalnych firm utylizujących dokumenty, standardem jest również np.: plombowanie kontenerów czy pojemników z materiałami do zniszczenia oraz rozładunek odebranej dokumentacji w zabezpieczonej, zamkniętej i monitorowanej niszczarni. Oczywiście kluczowe są znajomość procedur bezpieczeństwa i ich przestrzeganie przez wszystkich pracowników wynajętej firmy. Z tego powodu, te najbardziej profesjonalne, ogromną wagę przywiązują do przeszkolenia pracowników, którzy będą zajmowali się niszczeniem dokumentów. W Stena Recycling cała kadra dysponuje wiedzą na najwyższym poziomie, doświadczeniem oraz, co równie istotne, poświadczeniami bezpieczeństwa. Usługa utylizacji dokumentów może być uznana za wykonaną prawidłowo i zgodnie z przepisami tylko wówczas, gdy materiały zostaną nieodwracalnie zniszczone i nie da się ich w żaden sposób odtworzyć. Ważne jest zatem również to, przy wykorzystaniu, jakich metod i urządzeń dokumentacja będzie niszczona. Trzeba wobec tego upewnić się, czy firma, z którą podejmiemy współpracę, dysponuje odpowiednią infrastrukturą. Wybór specjalistycznej firmy warto ograniczyć do tych, które gwarantują całkowite i nieodwracalne zniszczenie poufnych danych, np. poprzez niszczenie dokumentów połączone z ich recyklingiem. Zyska wówczas nie tylko nasza firma, ale także środowisko. Na koniec oczywiście pozostaje jeszcze cena usługi. Jak zazwyczaj to bywa, za tą minimalną często kryje niska jakość, słabość procedur, niedokładność, a to ryzyko ściągnięcia na firmę sporych kłopotów, których nikomu nie rekomendujemy.