Ewidencja czasu pracy w przedsiębiorstwach o bardziej złożonej strukturze może być skomplikowana, czasochłonna oraz obarczona ryzykiem popełniania błędów. Szczególnie może mieć to miejsce, jeśli kadra pracownicza zatrudniona jest na różnych warunkach i w różnym systemie zmianowym.

Z pomocą przychodzi system RCP, czyli Rejestr Czasu Pracy. Dzięki zastosowaniu systemu rejestrującego czas pracy w firmie, łatwe i dokładne staje się nie tylko ewidencjonowanie czasu pracy, ale również efektywniejsze staje się zarządzanie przedsiębiorstwem.

Jaką główną rolę pełni Rejestr Czasu Pracy?

Rejestr czasu pracy w swojej podstawowej funkcjonalności ma za zasadnie staranne rejestrowanie oraz przechowywanie wszelkich informacji w zakresie obecności pracowników. Odnotowywane są wejścia oraz wyjścia z pracy. Weryfikacja polega najczęściej na przyłożeniu do terminala karty zbliżeniowej lub odcisku palca. Możliwa jest również weryfikacja za pomocą kodu PIN i identyfikacji twarzy.

Dzięki różnym metodom weryfikacji, systemy RCP są elastyczne i można je z powodzeniem stosować w różnych typach przedsiębiorstw.

Co więcej, pracownik podczas dokonywania weryfikacji ma zazwyczaj możliwość przypisywania dodatkowych statusów dla swoich wyjść, takich jak:

Wyjście służbowe (start / koniec)
Przerwa prywatna (start / koniec)
Przerwa obiadowa (start / koniec)

Dla niektórej grupy pracowników można przypisywać stałe grafiki i monitorować spóźnienia, a także nadgodziny. Dla innych można konfigurować czas pracy w sposób elastyczny, chociażby poprzez zastosowanie widełek czasowych, w których pracownik powinien odnotować swoje przybycie do pracy. W ten sposób Rejestr Czasu Pracy staje się narzędziem mającym zastosowanie w wielu typach przedsiębiorstw i mogącym monitorować czas pracy pracowników różnego szczebla, od pracowników szeregowych, aż po kadrę menadżerską.

Dodatkowe możliwości systemu RCP

Rejestr Czasu Pracy nie musi być tylko systemem ewidencjonującym wejścia i wyjścia z pracy. Za pomocą nowej generacji systemów RCP możliwe jest chociażby tworzenie grafików oraz administrowanie nimi.

Systemy RCP mogą informować administratorów nie tylko o ilości przepracowanych godzin, długości przerw, liczbie nadgodzin, ale również o nieefektywnym czasie pracy oraz skuteczności wykonywanych obowiązków.

Rejestr Czasu Pracy to również bogate źródło danych statystycznych. Możliwe jest generowanie raportów dla wybranych oddziałów firmy. Raporty mogą obejmować ilość wyjazdów służbowych, zbiorcze listy obecności oraz zbiorcze dane o liczbie dni na zwolnieniach lekarskich. Raporty mogą być automatycznie wysyłane cyklicznie do wybranych osób poprzez e-mail.

Wybierając system RCP dla swojego przedsiębiorstwa, warto sprawdzić dodatkowe możliwości systemu. Na przykład system RCP firmy BioSys dostępny pod adresem: biosys.pl/zaawansowana-rejestracja-czasu-pracy może zostać wyposażony w dodatkowe moduły pozwalające na jeszcze efektywniejsze zarządzanie czasem pracy. Do ciekawszych zaliczyć można:

Moduł FOTO-Rejestracji – za pomocą tego modułu w aplikacji Etatomierz możliwe jest połączenie systemu Rejestracji Czasu Pracy z kamerą IP, która wykonuje zdjęcie w momencie rejestracji zdarzenia przez pracownika. Później, w raportach można podejrzeć czy np. pracownik miał na sobie uniform roboczy albo czy wejście lub wyjście faktycznie było weryfikowane przez daną osobę. Możliwe jest też wykorzystanie terminali z wbudowaną kamerą foto, wykorzystując urządzenie BS-BioT FACE-2.

Moduł gości – dzięki tej dodatkowej funkcjonalności, możliwe staje się nadawanie dodatkowych uprawnień dla osób spoza firmy. W zadanym przedziale czasowym osoba gościa może mieć nadane uprawnienia do przebywania w wybranych miejscach przedsiębiorstwa.

Platforma dla pracowników – za pomocą tego modułu, pracownik otrzymuje dostęp do wglądu w własny raport czasu pracy oraz grafik. Dzięki temu pracownik samodzielnie może weryfikować swoje nadgodziny lub ewentualne braki. Pozwala to na efektywniejszą pracę zarówno dla danych pracowników, jak i działu kadr. Platforma WEB-Pracownik daje też pracownikowi możliwość zgłaszania absencji, przykładowo urlopu wypoczynkowego lub L4.

Rejestr Czasu Pracy jest systemem, który wpływa znacząco na zarządzanie pracownikami, zwiększa efektywność pracy oraz minimalizuje ryzyko popełniania błędu przy rozliczaniu czasu pracy. Obecnie dostępne na rynku systemy RCP są precyzyjne, elastyczne i dopasowywane do potrzeb każdego przedsiębiorstwa.