Sprawność procesu obiegu dokumentacji firmowej w przedsiębiorstwie jest uzależniona głównie od ich ilości oraz wielkości danego podmiotu. Nie oznacza to jednak, że w każdej małej firmie ilość dokumentacji jest niewielka, a zapewnienie efektywnego obiegu dokumentacji jest sprawą nieskomplikowaną. W obecnych czasach coraz częściej wykorzystuje się rozwiązania stworzone z wykorzystaniem nowoczesnych technologii komputerowych oraz internetowych. Zmiana ta jest dodatkowo wzmacniana przez sytuację panującą w Polsce i na świecie, tzn. liczne utrudnienia i ograniczenia wynikające z sytuacji wywołanej pandemią Covid-19. W związku z tym zapewnienie sprawnie funkcjonującego procesu obiegu dokumentacji firmowej, w sytuacji gdy np. część pracowników wykonuje swoje obowiązki w trybie pracy zdalnej (z ang. home office), staje się sprawą żywotną dla wszystkich działów zajmujących się w przedsiębiorstwie sprawami księgowymi, kadrowymi, płacowymi, gospodarki magazynowej czy sekretariatu. Jest to problem o tyle palący, że w działach tych nawet najmniejsze przeoczenie ze strony przedsiębiorstwa (np. pominięcie faktury sprzedażowej czy dokumentu potwierdzającego wydanie materiału z magazynu) może oznaczać narażenie się na bolesne restrykcje ze strony organów kontrolujących (PIP, ZUS, PIP) bądź pogorszenie relacji z kontrahentami (więcej na: https://rewolucjaumyslow.pl/poradnik/).

Obecnie istnieje na rynku bardzo dużo narzędzi wspomagających proces obiegu dokumentacji w firmie. Dzięki nim możliwe jest wyeliminowanie papierowych wersji dokumentacji, którą dotąd przechowywało się w segregatorach. Jest to zatem rozwiązanie poprawiające ergonomię miejsca pracy, zwiększające oszczędności przedsiębiorstwa (dzięki obiegowi dokumentacji w formie elektronicznej nie trzeba już wydatkować znacznych środków na segregatory czy szafki na dokumenty); ponadto, jest to rozwiązanie ekologiczne i przyjazne dla środowiska. Ponadto, zainstalowanie kompleksowej aplikacji do zarządzania obiegiem dokumentacji w firmie sprawia, że można w łatwy sposób zidentyfikować każdy dokument, który trafił do firmy bądź został stworzony w jej obrębie… oraz ustalić osobę odpowiedzialną za nadzór nad danym dokumentem – podpowiada wykładowca ProjectSpace.pl.

Dzięki usprawnieniu obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie możliwe zoptymalizowanie działań działów księgowych m.in. w odniesieniu takich dokumentów, jak:

dokumenty księgowe (faktury kosztowe i sprzedażowe, korygujące, noty itd.),
dokumenty kasowe,
wyciągi bankowe,
dokumentacja związana z inwentaryzacją oraz stanem magazynowym,

Ponadto, może przeprowadzić działania usprawniające w odniesieniu do obiegu dokumentów pracowniczych, w skład których wchodzą m.in.:

pracownicze listy płac,
wnioski urlopowe (z tytułu urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego, chorobowego itd.) i plany urlopowe,
dokumenty zaliczające się do akt osobowych pracowników (zaświadczenia o ukończonych kursach, kwestionariusze osobowe, dokumentacja poświadczająca doświadczenie zawodowe pracownika oraz jego wykształcenie, badania okresowe itd.).

Niezależnie od tego, czy obieg dokumentacji w danej firmie oparty jest na rozwiązaniach tradycyjnych czy internetowych, ważne jest jedno – by pozwolił on na zaoszczędzenie czasu i wysiłku, zmniejszył ryzyko popełnienia błędów oraz uchronił przed utratą/zagubieniem dokumentacji. Jest to wbrew pozorom istotne niebezpieczeństwo zwłaszcza w sytuacji, gdy pracownicy wykonujący obowiązki związane z księgowością czy sprawami kadrowo-płacowymi są niedoświadczeni lub dopiero wdrażani w obowiązki w firmie (ponieważ niedawno rozpoczęli w niej zatrudnienie). Z kolei podczas prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej należy pamiętać o zabezpieczeniu się przed atakami hakerów oraz częstym wykonywaniu kopii zapasowych na nośnikach.

Nie ma jednej recepty rozwiązującej problemy obiegu dokumentacji we wszystkich przedsiębiorstwach. Każde przedsiębiorstwo bowiem jest specyficznym, oryginalnym podmiotem, a jego działanie, choć ograniczone obowiązującymi w Polsce regulacjami prawnymi (np. dotyczącymi okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej), jest jednak inne w każdym przypadku. Dlatego też optymalizację obiegu dokumentacji należy koniecznie rozpocząć od dokładnej analizy uwzględniającej specyfikę funkcjonowania firmy w turbulentnym ograniczeniu. Analiza ta powinna także objąć zbadanie predyspozycji kadry pracowniczej, jej atutów i słabości. Może się bowiem okazać, że np. oparcie obiegu dokumentacji wyłącznie na rozwiązaniach komputerowych może okazać się niemożliwe w związku z zaawansowanym wiekiem kadry księgowej bądź będzie wymagać dużych nakładów inwestycyjnych związanych z koniecznością zakupu nowego sprzętu komputerowego. W takim przypadku konieczne może być zaproponowanie kadrze pracowniczej takich rozwiązań, jak:

odpowiednie kursy księgowe, które pomogą kadrze przygotować się do wdrożenia nowego systemu obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie,
przygotowanie – np. z pomocą specjalisty zajmującego się usprawnianiem procesów w firmie – specjalistycznego poradnika dla księgowych, w którym zamieszczone zostaną przydatne informacje dotyczące elektronicznego obiegu dokumentacji w firmie.