KSeF jako krok w kierunku cyfrowej transformacji

Wejście w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w ogromnym stopniu wpłynie na funkcjonowanie wielu polskich przedsiębiorstw. Cyfryzacja procesów związanych z wysyłaniem i odbieraniem dokumentów finansowych może pomóc zoptymalizować pracę organizacji i przynieść jej wiele innych korzyści. Aby korzystanie z KSeFu pozwoliło firmie zyskać jak najwięcej, warto wdrożyć odpowiednie rozwiązania, dzięki którym system będzie działał jeszcze wydajniej.

Rola KSeFu w transformacji cyfrowej przedsiębiorstw

Krajowy System e-Faktur, określany często jako KSeF, to sprawdzone rozwiązanie, które ma pomóc polskim przedsiębiorstwom dostosować się do zmian związanych z postępującą cyfryzacją. Platforma ta umożliwia bowiem wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, czyli elektronicznych dokumentów finansowych o zaakceptowanej przez Ministerstwo Finansów strukturze.

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe, co ma sprawić, że współczesne przedsiębiorstwa staną się bardziej nowoczesne i będą funkcjonowały zgodnie ze standardami obecnymi już teraz w wielu innych krajach. Konieczność szybkiego wdrożenia zmian może jednak okazać się sporym wyzwaniem dla organizacji, które nie zdecydowały się jeszcze na cyfryzację obiegu dokumentów finansowych, dlatego warto poprosić o pomoc ekspertów oferujących specjalistyczne rozwiązania.

Warto zaznaczyć, że firmy mogą używać KSeFu już teraz. Udostępnienie tej platformy przedsiębiorstwom miało pozwolić im na wcześniejsze dopasowanie się do nowych wymogów i wdrożenie wszystkich niezbędnych zmian przed wejściem w życie obowiązku korzystania z systemu. Jeszcze niedawno wyznaczoną datą obowiązywania nowych przepisów był 1 lipca 2024 roku. Ministerstwo Finansów odroczyło jednak obowiązek korzystania z KSeFu.

Nowymi datami wymogu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są obecnie 1 lutego 2026 roku dla firm, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 milionów złotych oraz 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podmiotów. Wszystkie organizacje powinny być więc gotowe na przyjęcie niezbędnych zmian.

Korzyści płynące z cyfryzacji

Dlaczego jednak średnie i większe przedsiębiorstwa muszą zatroszczyć się o to, by jak najlepiej dostosować się do nowych realiów? Firmy powinny być zainteresowane wdrażaniem zmian nie tylko ze względu na kary finansowe, które będą nakładane na organizacje nieprzygotowane na obowiązkowy KSeF, ale głównie dlatego, że cyfryzacja procesów przynosi ogromne korzyści i przyczynia się do uzyskania realnej przewagi konkurencyjnej.

Wdrażanie innowacyjnych rozwiązań technicznych mających na celu zwiększenie efektywności biznesowej jest obecnie niezwykle ważnym trendem, który można zauważyć obserwując działania zarówno polskich, jak i zagranicznych firm. Dojrzałe cyfrowo organizacje świadomie podchodzą do cyfryzacji i traktują ją jako nieodłączną część DNA swojej firmy. Proces implementacji tego typu zmian postrzegają jednak jako długoterminową inwestycję w rozwój, która umożliwia im uzyskanie licznych korzyści i pozwala na utrzymanie pozycji na rynku.

Jakie jednak realne benefity przynosi cyfryzacja? Lista korzyści jest bardzo długa i zawiera między innymi pozycje takie jak:

• automatyzacja procesów – dzięki wdrożeniu nowoczesnych rozwiązań technicznych możliwe będzie zautomatyzowanie powtarzalnych czynności, które do tej pory musiały być ręcznie wykonywane przez pracowników; dzięki automatyzacji poszczególne procesy będą odbywały się szybciej, a zatrudnione osoby będą mogły przeznaczyć zaoszczędzony czas na wykonywanie innych zadań;
• redukcja kosztów – optymalizacja pracy oraz brak konieczności drukowania, wysyłania i archiwizowania papierowych dokumentów pozwoli firmie znacznie zmniejszyć swoje wydatki;
• poprawa bezpieczeństwa danych – odpowiedni system do cyfryzacji procesów firmowych pozwoli na łatwe nadawanie dostępów do dokumentów jedynie uprawnionym pracownikom i zagwarantuje solidne zabezpieczenie danych.
• ulepszenie komunikacji wewnętrznej i ułatwienie kontroli – dzięki cyfryzacji przekazywanie dokumentów między pracownikami stanie się znacznie łatwiejsze; łatwy wgląd do danych pozwoli także na prostsze weryfikowanie aktualnego etapu pracy.

Wszystkie powyższe korzyści cyfryzacji są możliwe do osiągnięcia między innymi dzięki dostosowaniu organizacji do obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przy wykorzystaniu profesjonalnego oprogramowania dla firm. Benefitów tych nie uda się jednak uzyskać, jeśli KSeFu nie zintegrujemy z obecnie wykorzystywanymi przez nas narzędziami. Tylko odpowiednie dobranie rozwiązań do potrzeb przedsiębiorstwa pozwoli bowiem sprawnie wdrożyć niezbędne zmiany i uniknąć zagrożeń związanych z tym systemem.

Jakie zagrożenia związane z KSEF czekają na firmy?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur może wiązać się nie tylko z osiągnięciem przez przedsiębiorstwo licznych korzyści, ale również z koniecznością zmierzenia się z pewnymi wyzwaniami. W większości przypadków potencjalne trudności udaje się bardzo łatwo wyeliminować dzięki intuicyjnym rozwiązaniom oferowanym przez dostawców profesjonalnego oprogramowania dla firm. Jakich problemów może jednak spodziewać się średnia lub większa organizacja wdrażająca KSeF?

Pierwszym i najbardziej oczywistym wyzwaniem związanym z cyfryzacją jest obowiązek przeszkolenia pracowników z obsługi nowych systemów. Zastąpienie tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów obiegiem cyfrowym będzie bowiem wiązało się z koniecznością przemodelowania niektórych obszarów działania firmy. Nawet jeżeli dane przedsiębiorstwo wykorzystywało już wcześniej faktury elektroniczne, dostosowanie się do wymogów dotyczących obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może spowodować spore zamieszanie. Rozwiązaniem tego problemu jest jednak implementacja profesjonalnego i intuicyjnego oprogramowania takiego jak LOGITO, którego obsługa będzie prosta dla wszystkich pracowników.

Kolejnym wyzwaniem dotyczącym używania Krajowego Systemu e-Faktur jest fakt, że sama platforma nie zapewnia funkcjonalności pozwalających na pełną optymalizację procesów. System został bowiem przygotowany w taki sposób, by możliwe było jego zintegrowanie z używanym przez firmę oprogramowaniem. Zapewnia on więc jedynie podstawowe funkcje, dzięki którym przedsiębiorstwo będzie mogło wystawiać i przyjmować faktury zgodnie z prawem. Samo weryfikowanie poprawności wprowadzanych danych, generowanie podglądu w formacie PDF, czy też wysyłanie powiadomienia o pojawieniu się nowego dokumentu, nie jest zapewniane przez platformę KSeF.

Aby uniknąć omówionych zagrożeń, średnie i większe przedsiębiorstwa powinny więc postawić na integrację Krajowego Systemu e-Faktur z profesjonalnym oprogramowaniem dla firm takim jak platforma LOGITO. Dzięki wdrożeniu tego niezawodnego i wygodnego w użyciu narzędzia możliwe będzie przede wszystkim łatwiejsze dopasowanie się do wymogów prawnych. Dodatkowo funkcje takie jak wysyłanie automatycznych powiadomień o fakturze i sprawdzanie poprawności danych pozwolą na znaczną optymalizację procesów. LOGITO zapewni także wsparcie na każdym etapie współpracy, w tym między innymi:

• precyzyjne omówienie potrzeb;
• możliwość przetestowania wersji DEMO ;
• przygotowanie analizy przedwdrożeniowej i specyfikacji biznesowej oraz funkcjonalnej;
• pomoc w konfiguracji i wsparcie wdrożeniowe;
• integracja z wykorzystywanymi w firmie systemami;
• dalszy rozwój platformy i wsparcie powdrożeniowe.

Czy warto czekać na wejście w życie obowiązku korzystania z KSeF?

Pomimo tego, że wejście w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostało odroczone, nie warto odwlekać w czasie decyzji o wdrożeniu niezbędnych zmian. Ministerstwo Finansów zapewnia , że system będzie obligatoryjny, co sprawia, że przedsiębiorstwa i tak nie unikną konieczności dostosowania się do nowych wymogów. Im szybciej podejmą one jednak niezbędne działania, tym więcej czasu będą miały na adaptację.

Nie należy także zapominać o tym, że zarówno korzystanie z KSeFu, jak i inne działania wspierające cyfryzację przynoszą organizacjom liczne korzyści. Dzięki wdrożeniu rozwiązań takich jak elektroniczny obieg dokumentów finansowych LOGITO średnie lub większe przedsiębiorstwo będzie w stanie już teraz zoptymalizować wiele procesów i dotrzymać kroku innym firmom, które coraz chętniej implementują nowoczesne narzędzia i systemy.

Kto jest zwolniony z KSEF?

Zgodnie z obecnymi informacjami z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wykluczone będą niektóre podmioty. Według ustawy systemu używać nie będą musieli:

• podatnicy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju;
• podatnicy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju (przy czym miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę);
• podatnicy, którzy korzystają ze szczególnych procedur (procedury nieunijnej dot. niektórych usług, szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, szczególnej procedury dot. sprzedaży na odległość towarów importowanych).

Faktury ustrukturyzowane nie będą także musiały zostać wystawione jeżeli:

• nabywca towaru lub usługi jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
• faktura dotyczy odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub usług określonych w przepisach ustawy o VAT.

Czy KSEF zastąpi JPK?

JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, to zbiór danych o prowadzonej działalności gospodarczej. Samo wejście w życie tego standardu miało na celu ujednolicenie i uproszczenie cyklicznego raportowania danych. Niektóre z danych obecnych na fakturach ustrukturyzowanych będą powielały się z danymi ze struktur JPK, dlatego pojawiają się przypuszczenia, że wdrożenie obligatoryjnego KSeFu spowoduje likwidację obowiązku przesyłania niektórych plików JPK. Ze względu na to, że nadal nie wszystkie decyzje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur zostały podjęte, nie da się precyzyjnie wskazać, czy i w jakim zakresie system ten zastąpi Jednolity Plik Kontrolny.

Wejście w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur z pewnością będzie stanowiło ważny krok w kierunku cyfryzacji dla wielu polskich przedsiębiorstw. Warto więc zadbać o to, by dobrze wykorzystać szansę na dostosowanie się do nowych realiów. Gwarancją osiągnięcia najlepszych rezultatów będzie wybór odpowiedniego oprogramowania, dzięki któremu KSeF pomoże w optymalizacji procesów firmowych.